Besoin d’envoyer vos collaborateurs en mission dans un autre pays ou une autre ville ? Les déplacements pros peuvent être nombreux, générer des frais de déplacement non négligeables et s’avérer complexes à coordonner ! Il est essentiel d’organiser son déplacement professionnel avec le plus grand soin en tenant compte de chaque élément.
Quelles sont les étapes à suivre pour un déplacement professionnel ?
Préparez l’itinéraire
Préparer un itinéraire est la base de tout voyage professionnel et même de tous types de voyage ! D’une part pour réaliser un véritable gain de temps, et d’autre part pour permettre à vos salariés en mission de travailler dans les meilleures conditions.
Commencez par un itinéraire « essentiel » regroupant les informations du séjour les plus cruciales : les dates, heures et lieux des différentes réunions, ainsi que le temps de trajet estimé entre chaque étape. Pour réserver vos transports, chambres d’hôtels et locations de voitures, vous aurez impérativement besoin de ces éléments.
Gérer les réservations
Il vous faudra dénicher les meilleures offres pour un trajet en train ou en avion, ainsi que pour la location de véhicules, l’hébergement et les restaurants ! Pour bien organiser votre déplacement professionnel, planifiez votre voyage en amont. Afin d’obtenir les meilleures offres sur les trajets professionnels et sur l’hébergement, n’hésitez pas à utiliser des comparateurs sur internet.
Il est important de savoir que beaucoup de compagnies aériennes proposent désormais des options de location de véhicules directement sur leur site : vous pouvez ainsi réserver vos billets d’avion et vos transports terrestres en une seule opération !
L’organisation d’un voyage d’affaires : une mission à risque
Entre les imprévus divers et la difficulté à s’y retrouver parmi toutes les offres du marché, il est nécessaire de tout anticiper pour son voyage d’affaires ! Face à ces enjeux, une solide travel management permet de garder le contrôle et de limiter les risques.
Trouver les meilleures offres
Pour vos mobilités professionnelles, vous souhaitez que vos collaborateurs se concentrent sur leurs objectifs en toute sérénité.
Une bonne gestion des déplacements passe par un séjour soigneusement planifié : transport, hébergement, restauration, salles de réunion, etc., doivent être parfaitement choisis ! Non seulement tout doit être de qualité et adapté à vos équipes, mais il faut aussi veiller à respecter le budget alloué à la mission. Assurez-vous également que vos politiques voyages soient claires afin que chacun sache quelles options privilégier et quelles dépenses sont remboursables.
Gérer les imprévus
Enfin, organiser ses voyages professionnels ne s’arrête pas après l’événement ! Un train en retard, un avion annulé, une salle de réunion inadaptée ou encore des collaborateurs coincés dans les embouteillages peuvent rapidement bouleverser le planning. Prévoir des solutions alternatives dès le départ et disposer de canaux de communication réactifs vous aideront à atténuer ces aléas.
Une offre globale structurée autour de vos enjeux
Une politique voyage adaptée à votre environnement
Un réseau de prestataires et des conseils personnalisés
Vos déplacements pros, l'expertise de Centrale Voyages depuis 25 ans
Avez-vous déjà songé à confier la mobilité de vos équipes à une agence de voyages ? Économie de temps, réduction des coûts et sérénité : autant d’atouts pour externaliser cette mission stratégique. Notre équipe de travel managers se charge de tout, de la réservation des billets à la consolidation des dépenses, en passant par l’organisation de vos projets MICE (meetings, incentives, conferences & exhibitions).
Une agence de voyages spécialisée
Toujours à l’affût des meilleures pratiques grâce au média francophone de références comme deplacementspros.com, nous comparons, quand cela est pertinent, les offres Navan, American Express GBT et d’autres prestataires afin de sélectionner la solution idéale.
La solution personnalisée de gestion pour vos déplacements pros
Forte de 25 ans d’expérience, Centrale Voyages accompagne déjà plus de 10 déplacements d’affaires simultanés chaque semaine et prépare le budget 2025 de nombreuses entreprises. Notre démarche, destinée aussi bien aux acheteurs qu’aux assistantes de direction, inclut la mise à disposition d’indicateurs sur le temps de déplacement effectif de chaque collaborateur afin d’optimiser leur productivité et de simplifier le reporting.